Conversaciones de preguntas y respuestas en Papermark
Las conversaciones de preguntas y respuestas en Papermark te permiten facilitar discusiones y preguntas sobre tus documentos compartidos con los espectadores. Esta función permite la comunicación en tiempo real entre los propietarios de documentos y los espectadores, facilitando la resolución de preguntas, proporcionando aclaraciones y recopilando comentarios. Esta guía te mostrará cómo utilizar eficazmente las conversaciones de preguntas y respuestas en Papermark.
¿Qué son las conversaciones de preguntas y respuestas?
Las conversaciones de preguntas y respuestas son una función en Papermark que permite a los espectadores hacer preguntas sobre documentos específicos o sobre el dataroom en general. Esto crea un entorno colaborativo donde los propietarios de documentos pueden proporcionar aclaraciones, responder preguntas e interactuar con su audiencia directamente dentro de la plataforma Papermark.
Habilitando las conversaciones de preguntas y respuestas
Para salas de datos
- Inicia sesión en tu cuenta de Papermark
- Navega hasta la sala de datos donde quieres habilitar las conversaciones.
- Haz clic en la pestaña "Conversaciones de preguntas y respuestas" para esta sala de datos específica.
- Actívala y habilítala además en un enlace particular para compartir
Para documentos individuales (próximamente)
- Inicia sesión en tu cuenta de Papermark y ve a la pestaña de documentos
- Navega hasta el documento donde quieres habilitar las conversaciones.
- Haz clic en "Configuración de enlace" para el documento específico.
- Encuentra la sección "Conversaciones" y activa el interruptor para habilitar las conversaciones.
Configurando conversaciones en un enlace
Después de habilitar las conversaciones para la sala de datos o documento, necesitas activarlas para un enlace.
Usando las conversaciones de preguntas y respuestas
Conversación para visualizadores de documentos
- Al ver un documento o sala de datos con conversaciones habilitadas, los visualizadores pueden hacer clic en el botón "Conversaciones" en la barra lateral.
- Haz clic en "Nueva conversación" para iniciar una nueva discusión.
- Ingresa tu mensaje en el campo de texto y haz clic en "Iniciar conversación" para comenzar.
Respuesta instantánea a conversaciones (desde vista de administrador)
- Como propietario del documento, recibirás notificaciones cuando se inicien nuevas conversaciones o cuando los visualizadores respondan a conversaciones existentes.
- Navega a la sección "Conversaciones" en el panel de control de tu documento o sala de datos.
- Haz clic en una conversación para ver el hilo completo de discusión.
- Escribe tu respuesta en el campo de entrada de mensaje y haz clic en "Enviar" para responder.
Gestión de conversaciones
- Puedes ver todas las conversaciones relacionadas con un documento específico o sala de datos en el panel de conversaciones.
- Utiliza la función de búsqueda para encontrar conversaciones específicas por palabra clave.
- Las conversaciones están organizadas cronológicamente, con las más recientes apareciendo en la parte superior.
- Puedes activar o desactivar las notificaciones para conversaciones específicas haciendo clic en el icono de campana.
Características de las conversaciones
Notificaciones
Papermark te permite gestionar notificaciones para conversaciones:
- Activa o desactiva el icono de campana en una conversación para habilitar o deshabilitar notificaciones.
- Cuando están habilitadas, recibirás alertas de nuevos mensajes en la conversación.
- Cuando están deshabilitadas, no recibirás notificaciones pero aún podrás acceder y responder a los mensajes.
Visibilidad de conversaciones
Las conversaciones pueden tener diferentes modos de visibilidad:
- Privada: Solo un visualizador particular puede ver la conversación (próximamente)
- Enlace público: Cualquier persona con el enlace puede ver la conversación.
- Documento público: Cualquier persona con acceso al documento puede ver la conversación.
- Sala de datos pública: Cualquier persona con acceso a la sala de datos puede ver la conversación.
Conversaciones específicas de documentos
Puedes iniciar conversaciones sobre páginas o secciones específicas de un documento:
- Cuando estés viendo un documento, navega a la página específica que quieres discutir.
- Abre la barra lateral de conversaciones.
- Inicia una nueva conversación, que automáticamente será etiquetada con el número de página actual.
- Esto ayuda a mantener el contexto y facilita la referencia a partes específicas del documento.
Mejores prácticas para usar las conversaciones de preguntas y respuestas
- Sé receptivo: Intenta responder a las preguntas de los lectores con prontitud para mantener el compromiso.
- Mantén las discusiones enfocadas: Anima a los lectores a hacer preguntas específicas sobre el contenido del documento.
- Usa referencias del documento: Al responder preguntas, haz referencia a páginas o secciones específicas del documento para mayor claridad.
- Supervisa las conversaciones: Revisa regularmente si hay nuevas conversaciones para asegurarte de que ninguna pregunta quede sin respuesta.
- Establece expectativas: Informa a los lectores con qué rapidez pueden esperar respuestas a sus preguntas.
Conclusión
Las conversaciones de preguntas y respuestas en Papermark proporcionan una forma poderosa de interactuar con los lectores de tu documento, responder preguntas y recopilar comentarios. Al habilitar y gestionar eficazmente las conversaciones, puedes crear una experiencia más interactiva y colaborativa para tu audiencia.
Para obtener más información sobre las funciones de compartir documentos y colaboración, consulta nuestros artículos sobre análisis de documentos y controles de acceso. Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.