Cómo añadir miembros al equipo a tu cuenta de Papermark
Colaborar con tu equipo es esencial para una gestión y compartición eficiente de documentos. Papermark facilita la adición de miembros a tu cuenta, permitiendo una colaboración fluida mientras mantienes el control sobre tus documentos sensibles. Esta guía te explicará el proceso de añadir miembros del equipo a tu cuenta de Papermark, entender los límites de usuarios en diferentes planes y cómo añadir más puestos cuando sea necesario.
Paso 1: navega a la configuración de personas
Para comenzar a añadir miembros del equipo a tu cuenta de Papermark, necesitas acceder a la configuración de Personas:
- Inicia sesión en tu cuenta de Papermark.
- Navega a "Configuración" en la barra lateral izquierda.
- Selecciona "Personas" desde el menú de configuración.
Alternativamente, puedes hacer clic en "Invitar miembros" en la barra lateral izquierda para acceder directamente a la página de gestión del equipo.
Paso 2: entiende los límites de usuarios de tu plan
Antes de añadir miembros del equipo, es importante entender cuántos usuarios están incluidos en tu plan actual:
- Plan gratuito: necesitas actualizar a un plan de pago para añadir miembros del equipo.
- Plan Pro: 1 usuario incluido (propietario de la cuenta).
- Plan Business: 3 usuarios incluidos (propietario de la cuenta + 2 miembros del equipo).
- Plan Data Rooms: 3 usuarios incluidos (propietario de la cuenta + 2 miembros del equipo).
- Data Rooms Plus: 5 usuarios incluidos (propietario de la cuenta + 4 miembros del equipo).
Si necesitas más miembros del equipo de los que incluye tu plan, puedes añadir puestos adicionales por una tarifa extra.
Paso 3: invita a miembros del equipo
Una vez que estés en la configuración de Personas y entiendas los límites de tu plan, puedes invitar a miembros del equipo:
- Haz clic en el botón "Invitar" en la esquina superior derecha de la página de Personas.
- Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que quieres invitar.
- Selecciona su rol (Administrador, Gestor o Miembro) del menú desplegable.
- Haz clic en "Enviar invitación" para enviar la invitación.
Paso 4: Añadir más plazas (si es necesario)
Si has alcanzado el límite de usuarios de tu plan y necesitas añadir más miembros al equipo, puedes comprar plazas adicionales:
- Navega a la página de configuración de Personas.
- Haz clic en "Añadir plazas", botón que aparece cuando has alcanzado tu límite.
- En el modal que aparece, selecciona el número de plazas adicionales que quieres añadir usando los botones de más y menos.
- Revisa el número total de usuarios después de la actualización.
- Haz clic en "Proceder al pago" para completar la compra de plazas adicionales.
Paso 5: Gestionar los roles de los miembros del equipo
Después de añadir miembros al equipo, puedes gestionar sus roles y permisos:
- Ve a la página de configuración de Personas.
- Encuentra al miembro del equipo cuyo rol quieres cambiar.
- Haz clic en el desplegable de rol junto a su nombre.
- Selecciona el nuevo rol entre las opciones (Administrador, Gestor o Miembro).
Cada rol tiene diferentes permisos:
- Administrador: Control total sobre el espacio de trabajo, incluyendo facturación y gestión del equipo.
- Gestor: Puede subir y gestionar documentos, pero no puede gestionar miembros del equipo ni facturación.
- Miembro: Acceso básico para subir y ver documentos.
Para un desglose detallado de los permisos de cada rol, consulta nuestra guía de roles de equipo.
Paso 6: Monitorear la actividad de los miembros del equipo
Papermark proporciona herramientas para monitorear la actividad de los miembros del equipo:
- Navega a la sección de Analíticas en tu panel de control de Papermark.
- Visualiza la actividad de documentos para ver qué miembros del equipo han subido o modificado documentos.
- Revisa los registros de acceso para monitorear quién ha accedido a documentos específicos.
Esto asegura que mantengas visibilidad sobre las actividades de gestión de documentos de tu equipo.
Conclusión
Añadir miembros al equipo en tu cuenta de Papermark es un proceso sencillo que mejora la colaboración mientras mantiene la seguridad. Al entender los límites de usuarios de tu plan y saber cómo añadir más puestos cuando sea necesario, puedes escalar las capacidades de gestión de documentos de tu equipo a medida que crece tu organización.
Recuerda que los miembros del equipo son diferentes de los visualizadores de documentos – tienes visualizadores ilimitados en todos los planes, incluido el plan gratuito. Los miembros del equipo son aquellos que pueden iniciar sesión en tu espacio de trabajo de Papermark y ayudar a gestionar documentos.