5 errores comunes del RGPD que cometen las empresas al compartir documentos (y cómo solucionarlos)
Compartir documentos empresariales es una necesidad diaria, pero ¿lo estás haciendo de manera que respete la privacidad y cumpla con el RGPD? El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) tiene reglas estrictas sobre el manejo de datos personales, y los métodos comunes de compartir a menudo son insuficientes, poniendo a las empresas en riesgo de recibir multas elevadas y daños a su reputación.
Muchos documentos esenciales – contratos, propuestas, facturas – contienen datos personales como nombres, correos electrónicos, direcciones y detalles financieros. El mal manejo de estos puede llevar a graves consecuencias. (Entendiendo los fundamentos del RGPD)
Veamos cinco errores comunes relacionados con el RGPD que las empresas cometen al compartir documentos y cómo solucionarlos utilizando prácticas seguras y las herramientas adecuadas.
Error 1: Enviar documentos sensibles como archivos adjuntos por correo electrónico
Adjuntar contratos, propuestas o formularios de RRHH directamente a los correos electrónicos es conveniente pero increíblemente arriesgado desde la perspectiva del RGPD. Una vez enviado, pierdes el control. Los correos electrónicos pueden ser fácilmente reenviados, interceptados en redes inseguras o almacenados indefinidamente en las bandejas de entrada de los destinatarios, violando principios del RGPD como la limitación de finalidad y la limitación de almacenamiento.
- El riesgo: Falta de control, posible acceso no autorizado, violaciones de datos.
- La solución: Deja de adjuntar documentos sensibles directamente. En su lugar, utiliza enlaces de compartición seguros de plataformas especializadas. Estos enlaces proporcionan acceso al documento alojado de forma segura en línea, en lugar de enviar el archivo en sí. Busca soluciones que ofrezcan cifrado de extremo a extremo y opciones de protección con contraseña para estos enlaces. (10 principios del RGPD para el manejo de documentos)
Error 2: Usar enlaces de almacenamiento en la nube no seguros o básicos
Compartir un enlace desde un almacenamiento en la nube estándar (como un enlace público de Google Drive o Dropbox) puede parecer mejor que los archivos adjuntos de correo electrónico, pero a menudo carece de los controles necesarios del RGPD. Los enlaces básicos pueden no ofrecer protección con contraseña, fechas de caducidad o prevención de descargas, incumpliendo el principio de "Integridad y confidencialidad (Seguridad)".
- El riesgo: Acceso no controlado, incapacidad para aplicar límites de almacenamiento, posibilidad de fugas de datos.
- La solución: Utiliza plataformas seguras para compartir documentos que proporcionen configuraciones de enlaces robustas. Las características esenciales incluyen:
- Protección con contraseña: Añade una capa de contraseña.
- Enlaces con caducidad: Revoca automáticamente el acceso después de un período establecido, adhiriéndose a la limitación de almacenamiento.
- Control de descargas: Impide que los destinatarios descarguen el archivo, manteniéndolo centralizado y controlado.
- Estas características te dan un control granular sobre quién accede al documento y por cuánto tiempo.
Error 3: Falta de control de acceso y monitoreo
Compartir un enlace de documento sin conocer o controlar quién puede abrirlo es una brecha significativa del RGPD. De manera similar, no saber si o cuándo alguien accedió a un documento que contiene datos personales incumple el principio de responsabilidad.
- El riesgo: Acceso no autorizado, incapacidad para demostrar cumplimiento, falta de responsabilidad.
- La solución: Implementar controles de acceso y utilizar análisis de visualizaciones. Elige plataformas que te permitan:
- Requerir verificación por correo electrónico: Asegura que solo personas específicas puedan acceder al enlace después de verificar su correo electrónico.
- Usar listas de permitidos/bloqueados: Especifica exactamente qué direcciones de correo electrónico pueden o no ver el documento.
- Monitorear la actividad del visualizador: Utiliza análisis integrados para rastrear quién vio el documento, cuándo y por cuánto tiempo. Esto proporciona un registro de auditoría esencial para el cumplimiento.
Error 4: Mantener documentos accesibles indefinidamente
El principio de "Limitación de almacenamiento" del RGPD significa que no deberías conservar datos personales más tiempo del necesario. Dejar enlaces de documentos activos para siempre, especialmente para contratos completados o propuestas antiguas, crea un riesgo innecesario.
- El riesgo: Violar la limitación de almacenamiento, mayor exposición al riesgo con el tiempo.
- La solución: Gestionar proactivamente la vida útil del enlace. Utiliza herramientas que te permitan:
- Establecer fechas de caducidad automáticas: Configura enlaces para que se desactiven automáticamente después de una fecha específica (por ejemplo, finalización del proyecto, terminación del contrato más el período de retención legal).
- Revocar acceso manualmente: Deshabilita fácilmente los enlaces cuando ya no se necesita acceso.
- Revisar regularmente los enlaces activos y revocar el acceso a documentos relacionados con negocios concluidos. (Lista de verificación para compartir documentos de forma segura)
Error 5: Falta de transparencia sobre el seguimiento (cuando corresponda)
Aunque el seguimiento del compromiso del espectador es útil, hacerlo sin transparencia puede entrar en conflicto con el principio de "Legalidad, Equidad y Transparencia" del RGPD, especialmente si el seguimiento es muy detallado o se utiliza para perfilar sin una divulgación clara o consentimiento.
- El riesgo: Procesamiento de datos no transparente, posible violación de las expectativas de privacidad del usuario.
- La solución: Ser transparente y usar el seguimiento de manera responsable.
- Informar a los destinatarios: Si utiliza análisis detallados, considere informar a los destinatarios (por ejemplo, en su aviso de privacidad o términos) que se realiza un seguimiento del acceso a documentos con fines de compromiso o seguridad.
- Utilizar plataformas conformes: Elija plataformas diseñadas teniendo en cuenta la privacidad. Los proveedores de confianza cumplirán con el RGPD y proporcionarán información clara sobre cómo funcionan sus análisis.
- Enfoque el seguimiento en intereses legítimos como confirmar la recepción o garantizar la seguridad, en lugar de realizar un monitoreo intrusivo.
Conclusión: El intercambio seguro genera confianza
Evitar estos errores comunes del RGPD no se trata solo de cumplimiento; se trata de demostrar respeto por la privacidad y construir confianza con clientes, socios y empleados. Al alejarse de métodos inseguros como los archivos adjuntos de correo electrónico y adoptar plataformas de intercambio seguras con controles robustos, protege los datos sensibles y fortalece la reputación de su empresa.
¿Listo para dejar de cometer estos errores del RGPD?
Papermark está diseñado para ayudar a las empresas a compartir documentos de forma segura y conforme. Con características como enlaces protegidos por contraseña, fechas de caducidad, control de descargas, verificación por correo electrónico y registros de auditoría detallados, puede evitar errores comunes y manejar datos personales de manera responsable.