¿Necesitas un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) para tus herramientas de compartición de documentos?
Introducción: Los procesadores de datos ocultos en tus herramientas
Eres cuidadoso con el RGPD, especialmente cuando manejas documentos que contienen datos personales como contratos, propuestas o fichas de información de clientes. Pero, ¿has considerado las herramientas que utilizas para gestionar y compartir estos documentos? Muchas plataformas en línea, particularmente herramientas para compartir documentos con funciones como análisis de visualizaciones, podrían estar actuando como 'procesadores de datos' en tu nombre, activando obligaciones específicas del RGPD – concretamente, la necesidad de un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA).
Este artículo explica qué es un DPA, cuándo lo necesitas y por qué es crucial para las herramientas que manejan tus documentos empresariales sensibles.
¿Qué es un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)?
Un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) es un contrato legalmente vinculante requerido bajo el RGPD entre un responsable del tratamiento (generalmente tu empresa, que decide por qué y cómo se procesan los datos personales) y un encargado del tratamiento (un proveedor externo que procesa datos personales en nombre del responsable).
El DPA establece los derechos y responsabilidades específicos de ambas partes con respecto al procesamiento de datos personales. Asegura que el procesador maneje los datos según las instrucciones del responsable y cumpla con los estrictos requisitos del RGPD para la protección y seguridad de datos. Considéralo como el reglamento que el proveedor debe seguir cuando maneja datos que tú controlas. (Fundamentos del RGPD explicados)
Responsable vs. encargado: Entendiendo los roles
- Responsable del tratamiento: Tu empresa es típicamente el responsable cuando recopilas datos personales de clientes, empleados o socios y decides cómo se utilizarán (por ejemplo, para cumplir un contrato, proporcionar un servicio, marketing).
- Encargado del tratamiento: Un proveedor se convierte en encargado cuando maneja esos datos personales basándose en tus instrucciones. Ejemplos incluyen:
- Proveedores de almacenamiento en la nube que alojan tus archivos.
- Servicios de marketing por correo electrónico que envían boletines.
- Plataformas CRM que gestionan datos de clientes.
- Plataformas para compartir documentos que almacenan, transmiten o analizan documentos que contienen datos personales.
¿Cuándo necesitas un ATD para herramientas de compartición de documentos?
Probablemente necesites un ATD de tu proveedor de compartición de documentos si realizan acciones que constituyen 'procesamiento' de datos personales contenidos en los documentos que subes o compartes. Esto es particularmente relevante si la herramienta ofrece características como:
- Almacenamiento: La plataforma almacena tus documentos que contienen nombres, correos electrónicos, detalles de contratos, etc.
- Transmisión: La plataforma facilita el envío seguro de estos documentos.
- Analítica: La plataforma rastrea la actividad del visualizador, como quién abrió un documento, cuándo, por cuánto tiempo o desde dónde. Esto implica procesar datos potencialmente vinculados a personas identificables. Incluso los análisis anonimizados podrían implicar procesamiento si los datos subyacentes fueron inicialmente personales.
- Otro procesamiento: Características como firmas electrónicas, flujos de trabajo automatizados que involucran datos de documentos o integraciones que sincronizan datos también podrían calificar.
Si tu herramienta de compartición de documentos hace más que actuar como un simple conducto (como tránsito básico cifrado donde no pueden acceder al contenido), y en su lugar almacena o analiza los documentos o metadatos asociados que contienen información personal, probablemente sean un procesador de datos, y un ATD es obligatorio bajo el RGPD.
¿Por qué es crucial un ATD?
- Cumplimiento del RGPD: El artículo 28 del RGPD requiere explícitamente un contrato (como un ATD) entre controladores y procesadores. Operar sin uno es una violación directa.
- Responsabilidad: El ATD demuestra que has realizado la debida diligencia y establecido reglas claras sobre cómo tu proveedor maneja los datos personales, cumpliendo con tus obligaciones de responsabilidad. (Principios clave del RGPD para empresas)
- Garantía de seguridad: Un ATD robusto detalla las medidas de seguridad que el procesador debe implementar, dándote confianza de que los datos están adecuadamente protegidos.
- Gestión de responsabilidad: Aclara las responsabilidades en caso de una violación de datos o incumplimiento, ayudando a definir la responsabilidad entre tú y el proveedor.
- Señal de confianza: Elegir proveedores que proporcionen fácilmente un ATD completo señala su compromiso con la protección de datos y genera confianza. Los proveedores de buena reputación entienden sus obligaciones y hacen que su ATD sea fácilmente accesible, a menudo a través de sus políticas de privacidad o páginas de seguridad.
¿Qué debe cubrir un DPA?
Un DPA conforme al RGPD normalmente especifica:
- El objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento.
- Los tipos de datos personales involucrados y las categorías de interesados.
- Las obligaciones y derechos del responsable del tratamiento (tu empresa).
- Las obligaciones del encargado del tratamiento, incluyendo:
- Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del responsable.
- Garantizar que el personal involucrado esté sujeto a confidencialidad.
- Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas.
- No contratar a subencargados sin la autorización del responsable (y asegurar que los subencargados cumplan los mismos estándares).
- Asistir al responsable con las solicitudes de derechos de los interesados (acceso, eliminación, etc.).
- Asistir al responsable con las notificaciones de violaciones y evaluaciones de impacto de protección de datos.
- Eliminar o devolver todos los datos personales tras la finalización de los servicios.
- Proporcionar información para demostrar el cumplimiento (auditorías, inspecciones).
Elegir una herramienta de compartición de documentos conforme
Al evaluar plataformas de compartición de documentos, prioriza aquellas que:
- Cumplan con el RGPD: Deben declarar claramente su compromiso con el RGPD.
- Proporcionen un DPA: Deben ofrecer un DPA completo y fácilmente disponible que cumpla con los requisitos del RGPD.
- Implementen seguridad sólida: Busca cifrado, controles de acceso robustos, registros de auditoría, etc.
- Sean transparentes: Deben ser claras sobre sus prácticas de manejo de datos en su política de privacidad.
Conclusión: los DPA son innegociables para los encargados del tratamiento de datos
Si tu herramienta de compartición de documentos almacena o analiza documentos que contienen datos personales, especialmente a través de funciones como análisis de visualizaciones, está actuando como encargado del tratamiento según el RGPD. Esto significa que obtener un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) de ellos no es opcional – es un requisito fundamental para el cumplimiento.
Elegir proveedores como Papermark, que entienden estas obligaciones y proporcionan un DPA claro junto con características de seguridad robustas, es esencial para proteger tus datos, cumplir con tus obligaciones regulatorias y generar confianza en la era digital. (Evita errores comunes de RGPD en la compartición de documentos)
Asegúrate de que tus prácticas de compartir documentos cumplan totalmente con la normativa.
Verifica que tus proveedores proporcionen un DPA compatible con el RGPD. Papermark cumple con estos requisitos, ofreciendo compartición segura de documentos con las salvaguardas legales necesarias.