Características de seguridad que necesita tu plataforma de compartición de documentos para el Artículo 32 del RGPD
Cuando se comparten documentos que contienen datos personales, cumplir con el RGPD es innegociable. El artículo 32 del reglamento exige específicamente la implementación de "medidas técnicas y organizativas apropiadas" para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo. Pero, ¿qué significa esto en la práctica para las herramientas de compartición de documentos que utilizas a diario?
Elegir una plataforma sin las características de seguridad adecuadas puede exponer a tu empresa a riesgos significativos, incluyendo violaciones de datos y cuantiosas multas. Esta lista de verificación cubre las capacidades de seguridad esenciales, inspiradas en el artículo 32, que debe tener tu plataforma de compartición de documentos. (Recordatorio: ¿Qué es el RGPD?)
Control de acceso robusto
Controlar quién puede acceder a documentos sensibles es fundamental para el cumplimiento del RGPD. El artículo 32 requiere medidas para garantizar la confidencialidad de los datos. Tu plataforma debe ofrecer un control granular sobre los permisos de acceso.
- Por qué es crucial: Previene la visualización, modificación o distribución no autorizada de datos personales.
- Características clave a buscar:
- Protección con contraseña: La capacidad de añadir una contraseña única a cada enlace de documento compartido.
- Caducidad del enlace: Establecer fechas de caducidad automáticas o límites de visualización para los enlaces, respetando el principio de limitación de almacenamiento. (Más información sobre los principios del RGPD)
- Verificación por correo electrónico: Requerir que los destinatarios verifiquen su dirección de correo electrónico antes de obtener acceso, asegurando que el destinatario previsto es quien visualiza.
- Revocación: La capacidad de revocar manualmente el acceso a un enlace en cualquier momento.
- Listas de permitidos/bloqueados: Especificar precisamente qué dominios de correo electrónico o direcciones pueden o no pueden acceder al documento.
- Papermark proporciona estos controles de acceso esenciales para proteger tus documentos compartidos.
Estándares de cifrado sólidos
El artículo 32 menciona explícitamente el cifrado como una posible medida de seguridad. Los datos deben protegerse tanto cuando están almacenados (en reposo) como cuando se transfieren (en tránsito).
- Por qué es crucial: Hace que los datos sean ilegibles para partes no autorizadas, incluso si logran interceptarlos o acceder a la ubicación de almacenamiento.
- Características clave a buscar:
- Cifrado en tránsito: Uso de protocolos como TLS/SSL para asegurar los datos mientras viajan entre el usuario, la plataforma y el destinatario.
- Cifrado en reposo: Cifrado de los archivos de documentos cuando se almacenan en los servidores de la plataforma.
- Plataformas de confianza como Papermark utilizan cifrado estándar de la industria para proteger tus datos.
Opciones de prevención de descarga
Aunque no siempre es obligatorio, evitar que los destinatarios descarguen documentos que contienen datos personales sensibles puede reducir significativamente el riesgo y ayudar a mantener el control, alineándose con el principio de minimización de datos y limitación de propósito.
- Por qué es crucial: Mantiene el documento dentro del entorno seguro de la plataforma de compartición, evitando que se guarden copias no controladas en dispositivos potencialmente inseguros.
- Características clave a buscar:
- Desactivar la funcionalidad de descarga: Una opción clara para desactivar el botón de descarga para los destinatarios.
- Papermark te permite desactivar fácilmente las descargas para comparticiones sensibles.
Registros de auditoría completos
La responsabilidad es un principio fundamental del RGPD. El artículo 32 implica la necesidad de registrar y monitorear el acceso para demostrar que las medidas de seguridad son efectivas y para detectar posibles infracciones.
- Por qué es crucial: Proporciona evidencia de quién accedió a qué datos y cuándo, esencial para los informes de cumplimiento y la investigación de incidentes de seguridad.
- Características clave a buscar:
- Análisis detallado de visualizadores: Registros que muestran quién vio el documento, cuándo, desde dónde (dirección IP, si es apropiado y se ha revelado) y durante cuánto tiempo.
- Registros de acceso: Registros de intentos de acceso, éxitos y fallos.
- Papermark ofrece análisis detallados que sirven como registro de auditoría para las visualizaciones de documentos.
Seguridad y cumplimiento del proveedor
Tu responsabilidad bajo el RGPD se extiende a las herramientas de terceros que utilizas (procesadores). El Artículo 32 requiere garantizar que tus proveedores también proporcionen garantías suficientes con respecto a las medidas de seguridad. (Lista de verificación para compartir documentos de forma segura)
- Por qué es crucial: Si tu plataforma para compartir documentos tiene una seguridad débil, tus datos están en riesgo independientemente de tus propias políticas internas.
- Qué evaluar:
- Cumplimiento del RGPD: ¿El proveedor declara explícitamente su propio cumplimiento del RGPD?
- Acuerdo de procesamiento de datos (DPA): ¿Está disponible un DPA completo que describa las responsabilidades?
- Certificaciones de seguridad: ¿Cumplen con estándares de seguridad reconocidos (por ejemplo, SOC 2, ISO 27001)? Aunque no son estrictamente requeridos por el RGPD, estos indican una postura de seguridad madura.
- Seguridad de infraestructura: ¿Dónde y cómo se alojan los datos? ¿Se utilizan proveedores de nube seguros y de buena reputación?
Conclusión: Elige seguridad diseñada específicamente
Cumplir con los requisitos del Artículo 32 del RGPD no se trata solo de marcar casillas; se trata de implementar medidas de seguridad genuinamente efectivas para proteger los datos personales. Las herramientas genéricas para compartir archivos a menudo carecen de los controles específicos necesarios para el cumplimiento cuando se manejan documentos sensibles.
Evaluar las plataformas potenciales contra estas características clave de seguridad es crucial. Elegir una solución diseñada con la seguridad y el cumplimiento en mente, como Papermark, simplifica el proceso y te ayuda a generar confianza al demostrar un compromiso con la protección de datos.
¿Listo para asegurar que tu forma de compartir documentos cumpla con los estándares del RGPD?
Evalúa tus herramientas actuales o explora una solución diseñada específicamente. Papermark ofrece robustas características de seguridad diseñadas para el cumplimiento del RGPD.