Was ist die DSGVO und warum ist sie wichtig für ihre geschäftsdokumente?
Was ist die DSGVO?
Sie haben wahrscheinlich schon oft das Akronym DSGVO gehört, aber was bedeutet es eigentlich? DSGVO steht für die Datenschutz-Grundverordnung. Es handelt sich um ein umfassendes Datenschutzgesetz der Europäischen Union (EU), das im Mai 2018 in Kraft getreten ist.
Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, betrifft Sie die DSGVO wahrscheinlich, wenn Sie mit personenbezogenen Daten von Personen umgehen, die in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ansässig sind. Dazu gehören Kunden, potenzielle Kunden, Partner oder sogar Website-Besucher.
Das Hauptziel der DSGVO ist es, Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu geben und die Datenschutzbestimmungen in der EU zu vereinheitlichen. Betrachten Sie es als eine Reihe von Regeln, die zum Schutz der Privatsphäre der Menschen in unserer zunehmend digitalen Welt entwickelt wurden.
Warum ist die DSGVO für Ihre Geschäftsdokumente wichtig?
Viele gängige Geschäftsdokumente enthalten personenbezogene Daten. Dies können Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Finanzdetails oder andere Informationen sein, die eine Person identifizieren können. Betrachten Sie diese Beispiele:
- Angebote & Kostenvoranschläge: Enthalten oft Kontaktdaten potenzieller Kunden.
- Verträge & Vereinbarungen: Enthalten Namen, Adressen, Unterschriften und manchmal sensible persönliche oder finanzielle Informationen der beteiligten Parteien.
- Kundeninformationsblätter: Erfassen direkt personenbezogene Daten für Onboarding oder Serviceerbringung.
- Rechnungen: Enthalten Kundennamen, Adressen und Transaktionsdetails.
- Personalunterlagen: Mitarbeiterakten sind voll von sensiblen personenbezogenen Daten.
Die Handhabung dieser Dokumente ohne Berücksichtigung der DSGVO kann zu erheblichen Geldstrafen und Rufschädigung führen. Die DSGVO zu verstehen bedeutet nicht nur, Strafen zu vermeiden; es geht darum, Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern aufzubauen, indem Sie verantwortungsvolle Praktiken im Umgang mit Daten demonstrieren.
Wichtige DSGVO-Prinzipien und Geschäftsdokumente
Die DSGVO basiert auf mehreren Schlüsselprinzipien. Betrachten wir einige, die für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten besonders relevant sind:
- Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz: Sie müssen personenbezogene Daten rechtmäßig und transparent verarbeiten. Wenn Sie einen Vertrag mit persönlichen Daten teilen, stellen Sie sicher, dass alle Parteien darüber informiert sind, wie ihre Daten behandelt werden.
- Zweckbindung: Sammeln Sie Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Verwenden Sie Kundeninformationen aus einem Vertrag nicht ohne Einwilligung für nicht zusammenhängende Marketingzwecke.
- Datenminimierung: Sammeln Sie nur die Daten, die für den angegebenen Zweck notwendig sind. Benötigt Ihr Kundeninformationsblatt wirklich das Geburtsdatum, wenn es für die Dienstleistung nicht relevant ist?
- Richtigkeit: Personenbezogene Daten sollten korrekt und aktuell sein.
- Speicherbegrenzung: Bewahren Sie personenbezogene Daten nicht länger als nötig auf. Sobald ein Vertrag erfüllt ist und gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, entsorgen oder anonymisieren Sie die Daten sicher.
- Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit): Dies ist entscheidend für Dokumente. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Beschädigung zu schützen. (Entdecken Sie Papermarks Sicherheitsfunktionen)
- Rechenschaftspflicht: Sie müssen nachweisen können, dass Sie die DSGVO-Grundsätze einhalten.
DSGVO-Konformität in der Praxis: Sichere Handhabung Ihrer Dokumente
Die Konzentration auf das Prinzip "Integrität und Vertraulichkeit" ist beim Teilen und Speichern von Geschäftsdokumenten von entscheidender Bedeutung.
- Vermeiden Sie unsicheres Teilen: Das Senden sensibler Dokumente wie Verträge oder Angebote mit personenbezogenen Daten als direkte E-Mail-Anhänge ist riskant. E-Mails können abgefangen oder unkontrolliert weitergeleitet werden. (Erfahren Sie, wie Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden)
- Nutzen Sie sichere Lösungen: Suchen Sie nach sicheren Dokumentenaustauschlösungen, die Funktionen zum Schutz von Daten bieten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Schützt Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.
- Passwortschutz: Fügt sensiblen Dateien eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.
- Ablaufende Links: Widerruft automatisch den Zugriff nach einem festgelegten Zeitraum, im Einklang mit dem Prinzip der Speicherbegrenzung.
- Download-Kontrolle: Das Deaktivieren von Downloads verhindert die unkontrollierte Verbreitung von Dokumentenkopien.
- Verwalten Sie Zugriffe effektiv: Überprüfen Sie regelmäßig, wer Zugriff auf geteilte Dokumente hat. Die Nutzung von Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, Zugriffe zu widerrufen oder automatische Ablaufdaten festzulegen, hilft bei der Einhaltung der Grundsätze zur Speicherbegrenzung und reduziert Risiken.
- Führen Sie Prüfprotokolle: Zu wissen, wer wann und wie lange auf ein Dokument zugegriffen hat, ist wichtig für die Rechenschaftspflicht. Einige Plattformen zum Teilen von Dokumenten bieten Betrachteranalysen oder Prüfprotokolle, die bei Bedarf eine verantwortungsvolle Handhabung nachweisen können.
Die bedeutung von auftragsverarbeitungsverträgen (AVV)
Wenn sie drittanbieter-tools (wie cloud-speicher, CRM oder dokumentenfreigabeplattformen) zur verarbeitung personenbezogener daten in ihren dokumenten verwenden, verlangt die DSGVO, dass sie mit diesem anbieter einen auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.
Ein AVV ist ein rechtsverbindlicher vertrag, der die verantwortlichkeiten des anbieters bezüglich der daten, die sie ihm anvertrauen, darlegt. Stellen sie sicher, dass jeder von ihnen genutzte anbieter ebenfalls DSGVO-konform ist und einen soliden AVV bereitstellen kann. Seriöse anbieter haben diesen in der regel leicht zugänglich, oft in einem speziellen trust center oder sicherheitsbereich auf ihrer website. (Siehe Papermarks Datenschutzrichtlinie)
Fazit: DSGVO als grundlage für vertrauen
Die DSGVO ist nicht nur eine regulatorische hürde; sie ist ein rahmen für den aufbau stärkerer, vertrauenswürdigerer beziehungen zu ihren kunden und partnern. Indem sie ihre prinzipien verstehen und auf den umgang mit geschäftsdokumenten anwenden – insbesondere durch sichere freigabe- und speicherpraktiken – schützen sie ihre kunden, ihren ruf und ihr endergebnis.
Bereit, ihre dokumentensicherheit und compliance zu verbessern?
Die verwaltung der DSGVO-konformität bei der freigabe von dokumenten erfordert die richtigen prozesse und werkzeuge. Papermark hilft ihnen, best practices mit funktionen wie sicheren freigabelinks, granularen zugriffskontrollen und detaillierten betrachteranalysen umzusetzen.