Wie man dokumente sicher online teilt: eine DSGVO-compliance-checkliste
Das Teilen von Dokumenten online ist Routine, aber wenn diese Dokumente personenbezogene Daten enthalten, erfordert die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine sorgfältige Handhabung. Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen führen und das Vertrauen der Kunden schädigen.
Diese Checkliste bietet praktische Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Dokumentenfreigabepraktiken DSGVO-konform sind und sowohl Ihr Unternehmen als auch die Personen, deren Daten Sie verarbeiten, schützen. (Grundlagen der DSGVO verstehen)
Vor dem Teilen: Vorbereitung ist entscheidend
Maßnahmen zu ergreifen, bevor Sie auf "Senden" klicken, ist entscheidend für die Risikominimierung.
☐ Datenminimierung überprüfen:
- Maßnahme: Nur personenbezogene Daten einbeziehen, die für den Zweck des Dokuments unbedingt erforderlich sind. Entfernen oder anonymisieren Sie alle überflüssigen Informationen.
- Warum: Das Prinzip der Datenminimierung der DSGVO erfordert, dass nur wesentliche Daten erhoben und verarbeitet werden.
☐ Rechtsgrundlage identifizieren:
- Maßnahme: Bestimmen Sie Ihren rechtlichen Grund für die Verarbeitung und Weitergabe der Daten (z.B. Vertragsnecessität, berechtigtes Interesse, Einwilligung). Seien Sie bereit, dies zu begründen.
- Warum: Die Weitergabe personenbezogener Daten erfordert gemäß DSGVO eine gültige Rechtsgrundlage.
☐ Sichere Plattform wählen:
- Maßnahme: Wählen Sie eine Sharing-Plattform, die mit Sicherheit und Compliance im Sinn entwickelt wurde. Achten Sie auf:
- Starke Verschlüsselung (während der Übertragung und im Ruhezustand).
- Robuste Zugriffssteuerungsoptionen.
- Klare Richtlinien zur Datenverarbeitung und DSGVO-Konformität.
- Ein leicht verfügbares Datenverarbeitungsabkommen (DPA).
- Warum: Die DSGVO schreibt angemessene technische Maßnahmen (Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit) zum Schutz von Daten vor. Die von Ihnen verwendete Plattform ist ein wesentlicher Teil davon. (Vermeidung häufiger DSGVO-Fehler beim Teilen)
☐ Zusätzliche Schutzmaßnahmen in Betracht ziehen (falls erforderlich):
- Maßnahme: Bewerten Sie bei hochsensiblen Daten, ob Maßnahmen wie das Erfordernis einer NDA vor der Einsichtnahme notwendig sind.
- Warum: Passen Sie Sicherheitsmaßnahmen an die Sensibilität der betroffenen Daten an.
Während des Teilens: Kontrollen anwenden
Bei aktivem Teilen des Dokuments spezifische Kontrollen implementieren.
☐ Sichere Freigabemechanismen verwenden:
- Aktion: Vermeiden Sie es, sensible Dokumente direkt als E-Mail-Anhänge zu versenden. Nutzen Sie die Freigabelinks Ihrer gewählten sicheren Plattform.
- Warum: Direkte Anhänge bieten nach dem Versand keine Kontrolle und Nachverfolgung. Sichere Links bieten besseren Schutz.
☐ Starke Zugriffskontrollen implementieren:
- Aktion: Konfigurieren Sie die Link-Einstellungen sorgfältig:
- Verwenden Sie Passwortschutz für sensible Dateien.
- Legen Sie spezifische Berechtigungen fest (z.B. nur Ansicht, Download verhindern).
- Gewähren Sie nur den vorgesehenen Empfängern Zugriff.
- Warum: Beschränkt den Zugriff auf autorisierte Personen und wahrt die Vertraulichkeit.
☐ Zugriffsbefristung festlegen:
- Aktion: Nutzen Sie Plattformfunktionen, um ein automatisches Ablaufdatum für den geteilten Link festzulegen oder eine Überprüfung zu planen.
- Warum: Setzt das DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung durch – gewähren Sie keinen Zugriff länger als nötig.
☐ Den Empfänger informieren:
- Aktion: Kommunizieren Sie klar den Zweck des Dokuments und erwähnen Sie kurz, wie ihre Daten sicher behandelt werden (z.B. "Über unser sicheres Portal geteilt").
- Warum: Die DSGVO betont Transparenz bei der Datenverarbeitung.
Nach dem Teilen: laufende Verwaltung
Die Compliance endet nicht, sobald das Dokument geteilt wurde.
☐ Zugriff überwachen:
- Aktion: Wenn Ihre Plattform Analysen oder Protokolle bereitstellt, überprüfen Sie, wer wann auf das Dokument zugegriffen hat.
- Warum: Unterstützt die Verantwortlichkeit und hilft, potenziell unbefugten Zugriff zu erkennen.
☐ Zugriffs-Lebenszyklus verwalten:
- Aktion: Überprüfen Sie regelmäßig aktive Freigabelinks. Widerrufen Sie den Zugriff umgehend, wenn er nicht mehr benötigt wird (z.B. Projektabschluss, Vertragsbeendigung). Nutzen Sie Plattformfunktionen zum Widerrufen des Zugriffs oder verlassen Sie sich auf voreingestellte Ablaufdaten.
- Warum: Entscheidend für die Speicherbegrenzung und Minimierung langfristiger Risikoexposition.
☐ Umgang mit Anfragen betroffener Personen:
- Aktion: Seien Sie vorbereitet, wenn Empfänger ihre DSGVO-Rechte ausüben (z.B. Anfragen auf Zugriff oder Löschung ihrer in geteilten Dokumenten enthaltenen Daten). Wissen Sie, wo geteilte Dokumente gespeichert sind.
- Warum: Erleichtert die Einhaltung individueller Rechte gemäß DSGVO.
☐ Sichere Löschung/Anonymisierung:
- Aktion: Sobald das Dokument (und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten) nicht mehr für seinen Zweck benötigt wird und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, stellen Sie sicher, dass es sicher von Ihren Systemen und der Freigabeplattform gelöscht oder anonymisiert wird.
- Warum: Erfüllt das Prinzip der Speicherbegrenzung.
Fazit: compliance in vertrauen umwandeln
Die befolgung dieser checkliste hilft dabei, DSGVO-prinzipien in ihre täglichen dokumentenaustausch-workflows zu integrieren. Es geht nicht nur darum, bußgelder zu vermeiden, sondern auch darum, respekt für personenbezogene daten zu demonstrieren und vertrauen bei kunden, partnern und mitarbeitern aufzubauen.
Die verwendung der richtigen tools vereinfacht diesen prozess erheblich. Funktionen wie granulare zugriffskontrollen, link-ablauf, passwortschutz und prüfprotokolle sind wesentliche bestandteile einer DSGVO-konformen austauschstrategie. Für ein tieferes verständnis darüber, welche informationen in ihren dokumenten von der DSGVO abgedeckt werden, lesen sie unseren leitfaden zur identifizierung personenbezogener daten in geschäftsdokumenten.
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