10 DSGVO-Grundsätze, die jedes Unternehmen im Umgang mit Dokumenten kennen sollte
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt einen hohen Standard für den Datenschutz, was besonders wichtig ist, wenn es um Geschäftsdokumente geht, die oft mit personenbezogenen Daten gefüllt sind. Das Verständnis ihrer Grundprinzipien ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch des Vertrauensaufbaus und des Respekts für die Privatsphäre des Einzelnen. (Mehr über die DSGVO erfahren)
Lassen Sie uns die wichtigsten DSGVO-Prinzipien aufschlüsseln und sehen, wie sie direkt auf Ihre Dokumenten-Workflows anwendbar sind.
Prinzip 1: Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz
Was es bedeutet: Sie müssen personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und transparent verarbeiten. Einzelpersonen sollten verstehen, wie ihre Daten verwendet werden.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Wenn Sie einen Vertrag oder Vorschlag mit persönlichen Details (Namen, Adressen, Kontaktinformationen) versenden, geben Sie klar an, wie diese Informationen verwendet und gespeichert werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Dokument haben (z.B. Einwilligung, vertragliche Notwendigkeit).
- Vermeiden Sie versteckte Klauseln oder Fachjargon bezüglich der Datennutzung in Vereinbarungen.
Prinzip 2: Zweckbindung
Was es bedeutet: Sammeln Sie personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke, die der betroffenen Person mitgeteilt wurden. Verwenden Sie diese nicht später für unzusammenhängende Zwecke ohne weitere Einwilligung.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Wenn Sie Kundendaten über ein Onboarding-Formular für die Dienstleistungserbringung sammeln, können Sie diese nicht automatisch ohne ausdrückliche Einwilligung zu Ihrer Marketing-Newsletter-Liste hinzufügen.
- Die Daten in einem Arbeitsvertrag sollten nur für HR- und beschäftigungsbezogene Zwecke verwendet werden, nicht verkauft oder extern geteilt werden ohne einen klaren, rechtmäßigen Grund.
Prinzip 3: Datenminimierung
Was es bedeutet: Sammeln und verarbeiten Sie nur die personenbezogenen Daten, die für den angegebenen Zweck unbedingt erforderlich sind.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Überprüfen Sie Ihre Dokumentvorlagen. Benötigt Ihr Kundenaufnahmeformular wirklich den Familienstand oder das Geburtsdatum, wenn dies für die erbrachte Dienstleistung irrelevant ist?
- Vermeiden Sie das Sammeln übermäßiger persönlicher Details in Feedback-Formularen oder Umfragen, die in Dokumenten eingebettet oder verlinkt sind.
Grundsatz 4: Richtigkeit
Was es bedeutet: Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und, wenn nötig, auf dem neuesten Stand sein. Es müssen angemessene Maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass unrichtige Daten korrigiert oder gelöscht werden.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Einen Prozess einrichten, damit Kunden oder Mitarbeiter ihre Kontaktinformationen in laufenden Verträgen oder Personalakten aktualisieren können.
- Wenn ein Dokument auf bestimmten persönlichen Details basiert (wie eine Lieferadresse in einem Kaufvertrag), deren Richtigkeit zum Zeitpunkt der Erstellung oder Bestätigung überprüfen.
Grundsatz 5: Speicherbegrenzung
Was es bedeutet: Personenbezogene Daten dürfen nur in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Klare Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Dokumententypen definieren (z.B. Verträge, Rechnungen, Angebote).
- Sobald ein Vertrag beendet ist und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, das Dokument mit personenbezogenen Daten sicher löschen oder anonymisieren.
- Die Verwendung sicherer Sharing-Lösungen mit ablaufenden Links kann dazu beitragen, die Speicherbegrenzung für geteilte Kopien durchzusetzen.
Grundsatz 6: Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit)
Was es bedeutet: Personenbezogene Daten müssen so verarbeitet werden, dass eine angemessene Sicherheit gewährleistet ist, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Schädigung.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Entscheidend ist, sensible Dokumente mit personenbezogenen Daten nicht als ungesicherte E-Mail-Anhänge zu versenden. E-Mails bieten keine robuste Sicherheit und Kontrolle. (Erfahren Sie, wie Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden)
- Nutzen Sie sichere Dokumentenverwaltungs- und Sharing-Plattformen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Passwortschutz und Zugriffskontrollen bieten.
- Beschränken Sie den internen Zugriff auf Dokumente mit sensiblen personenbezogenen Daten (wie Personalakten oder finanzielle Details von Kunden) auf das Notwendigste. (Entdecken Sie die Sicherheitsfunktionen von Papermark)
Grundsatz 7: Rechenschaftspflicht
Was es bedeutet: Der Datenverantwortliche (Ihr Unternehmen) ist dafür verantwortlich, die Einhaltung aller DSGVO-Grundsätze nachzuweisen.
In der Praxis mit Dokumenten:
- Führen Sie Aufzeichnungen über Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten (z.B. Datenaufbewahrungsfristen, Einwilligungsnachweise).
- Verwenden Sie Tools, die Prüfprotokolle oder Betrachteranalysen bereitstellen, um nachzuverfolgen, wer wann auf sensible Dokumente zugegriffen hat. Dies hilft, eine verantwortungsvolle Handhabung nachzuweisen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Datenverarbeitungsverträge (DVV) mit allen Drittanbietern (wie Cloud-Speicher oder Dokumentenfreigabeplattformen) abgeschlossen haben, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten. Seriöse Anbieter stellen ihren DVV bereitwillig zur Verfügung. (Siehe Papermarks Datenschutzrichtlinie und Sicherheitsseite)
Umsetzung der DSGVO-Grundsätze für Dokumente
Die Einhaltung dieser Grundsätze erfordert bewusste Anstrengungen und die richtigen Tools. Die Konzentration auf sichere Handhabung (Grundsatz 6) ist von größter Bedeutung.
- Sicheres Teilen: Verwenden Sie Plattformen, die für die sichere Dokumentenübertragung konzipiert sind, anstatt Standard-E-Mail.
- Zugriffskontrolle: Verwalten Sie Berechtigungen sorgfältig. Wer darf Dokumente mit personenbezogenen Daten einsehen, herunterladen oder bearbeiten? Überprüfen Sie diese Berechtigungen regelmäßig. Funktionen wie Zugriffswiderruf sind unerlässlich.
- Schulung: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter diese Grundsätze verstehen und wissen, wie sie bei täglichen Dokumentenbearbeitungsaufgaben anzuwenden sind.
Fazit: Vertrauen durch prinzipiengeleiteten Umgang mit Dokumenten aufbauen
Die DSGVO-Grundsätze bieten einen robusten Rahmen für die verantwortungsvolle Verwaltung personenbezogener Daten in Ihren Geschäftsdokumenten. Indem Sie diese Grundsätze in Ihre Prozesse einbetten – insbesondere in Bezug auf Sicherheit, Datenminimierung und Zweckbindung – erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern bauen auch wesentliches Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern auf.
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